信息系统建设和服务能力评估的推进过程,可以按准备、申请受理、文件评审、现场评估、评议公示、发证与维护几个阶段来安排。每个阶段都有企业要做的事,也有容易卡住的环节。
一、准备阶段
流程的起点在企业内部。要做的事情包括:对照评估标准做一次差距分析,明确目标等级;梳理战略管理、业务运营、基础保障、改进创新四个能力域的证据;整理人员、财务、项目、知识产权与体系文件;确定评估机构。
评估机构的选择需要注意资质。评估机构分为甲级和乙级,甲级评估机构可以开展所有级别的评估活动,乙级评估机构只能开展CS1级和CS2级的评估活动。企业目标级别在CS3级及以上的,必须选择甲级机构。这项工作在准备阶段就要确认,不要等到提交申请时才发现机构不能受理目标级别。
二、申请受理与文件评审
企业向选定的评估机构提交评估申请,机构确定受理后与申请企业签订评估合同。随后企业提交评估资料,由评估机构进行文件评审。文件评审关注材料的完整性、真实性和符合性,是后续现场评估的基础。
这一阶段比较常见的退回原因是材料与目标级别不匹配,比如申请CS3级,但项目业绩的规模与复杂度明显达不到该级别的特征;或者材料按企业内部部门的习惯组织,与能力域的划分对不上,评审方难以判断。按能力域归类材料、按级别特征选择案例,能减少这类问题。
三、现场评估
文件评审通过后进入现场评估。评估机构组织专家团队到企业现场,从四个能力域展开查验,通过访谈员工、核查项目现场、查阅内部文件等方式核实实际能力。CS1级、CS2级通常以文件评审为主,视情况开展远程或者现场查验;CS3级及以上必须进行现场评估。
现场评估的过程对企业来说是一次全面的检验。评估人员会抽取项目,顺着材料往下追;会与管理人员和技术人员交流,了解决策过程与执行方式;会查看场所、设备与系统,核实基础保障条件。企业在这个阶段需要做的是让熟悉情况的人参与,如实说明实际情况。
四、评估结论与评议公示
现场评估结束后,评估机构作出推荐结论并出具评估报告。结论的处理按级别区分:推荐为CS1级、CS2级的,报评估工作部备案审查通过后得出评估结果;推荐为CS3级的,由专家委员会召开专家评议会复核评议;推荐为CS4级、CS5级的,还需要申请企业现场答辩,再评估时不需要现场答辩。
评估结果进行为期一周的公示。公示期内如有异议,按规定程序处理;公示无异议的,上报批准后由评估机构向企业颁发证书。这一阶段企业能做的准备主要是答辩环节,需要安排对业务与战略熟悉的负责人参与。
五、发证与后续维护
证书由评估机构颁发,带有电子联合会能力评估的统一标识,可以在评估工作管理平台查询。证书自颁发之日起有效期四年。
有效期内,CS1级与CS2级企业需要在每年规定期限内提交年度自查报告,接受文件复核;CS3级、CS4级、CS5级企业需要在证书发放后十二至十八个月内接受至少一次监督评估,有效期内至少完成两次。获证企业应在证书期满前三个月内提出再评估申请,再评估程序与初次评估一致。
六、时间安排上的建议
整条流程的耗时由企业准备与机构处理两部分构成。企业准备时间取决于基础条件,差距分析之后通常需要一段时间来补齐证据与规范管理;机构处理时间包括文件评审、现场评估、评议公示与发证,按流程正常推进。有明确投标节点的企业,应当从节点倒推,为准备阶段留出充分余量。
总结
CS能力评估的流程是准备与差距分析、选择评估机构、申请受理与文件评审、现场评估、评估结论与评议公示、发证与维护这样一条线。企业需要特别留意两点:目标级别决定可选机构的资质类型,级别越高流程环节越多,越需要提前安排时间。评估等级的选择要和企业的项目积累、人员结构、管理成熟度对得上,级别定高了材料跟不上,定低了又不符合业务需要。厦门格略咨询在福建做体系与能力评估类咨询多年,信息系统建设和服务能力评估是近年承接较多的方向。
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